企业跨部门只共享部分资料怎么做zyplayer-doc目录与文档授权详解项目空间往往需要多个部门参与但每个部门要看的内容不同。研发部维护接口文档财务部查看合同目录销售同事只需读一篇报价说明。如果为了这一篇资料就把人加入整个项目空间授权范围容易越放越大。zyplayer-doc可以把权限加在目录或单篇文档上一组资料按目录授权只需一篇就按文档授权。空间管理员能够看到这些授权的来源后续调整也知道该回到哪里改。一组资料按目录授权在目录操作菜单中打开“权限管理”选择授权用户或部门设置查看者、协作者和有效期。需要让下级内容一起使用时勾选“包含子文档”。不勾选“包含子文档”这条授权只作用于当前文档。勾选“包含子文档”这条授权覆盖当前目录以及下级目录和文档同级其他目录不会因此开放。后续新增文档新文档放在已授权目录下可以继承该目录的授权。文档移到别处后需要重新检查新位置继承的权限。例如在“接口文档”目录给研发部配置协作者并勾选“包含子文档”部门人员可以维护这个目录及下级接口说明旁边的“合同资料”目录不会因为这条授权一起开放。授权给整个部门要看清两个选项按部门授权时“包含子文档”控制资料范围“包含子部门”控制人员范围。这两个选项彼此独立。如果让研发部及其下级部门共同维护接口目录可以同时勾选两项。只想让研发部本部门人员使用当前一篇文档则两项都不勾选。角色仍需根据实际工作选择查看者负责阅读协作者可以编辑授权范围内的内容。只给一篇文档别把整个目录打开需要客户经理查看某一篇报价说明时在这篇文档的“权限管理”中添加人员选择查看者取消勾选“包含子文档”。这条授权只覆盖当前文档不会把整套项目资料交给他。授权也可以设置有效期。临时参与项目评审的人到期后这条单篇授权会失效如果他还通过部门或其他来源获得权限则仍可能访问相应内容。为什么加了查看者仍然能编辑授权可以有多个来源。一个用户可能已是空间协作者也可能从上级目录或所属部门获得协作权限。此时再给他添加“当前文档查看者”不会把已有编辑权限降成只读。移除当前文档的授权也只删除这条记录。空间管理员可以在文档权限窗口中开启“显示继承授权”查看权限来自空间、上级目录还是当前文档。继承记录应回到来源处修改不能在下级文档里直接覆盖。如果目的是让某个目录暂时只对特定角色可见还要结合“可见范围”设置。权限调整后常见的几个疑问新建子文档要再授权吗目录上的授权勾选了“包含子文档”新建在该目录下的内容会继承这条授权。文档如果另有可见范围限制还要满足限制条件。取消目录授权后还能访问该人员可能是空间成员或通过所属部门、文档直接授权继续获得权限。回到来源位置调整不能只删当前目录的一条记录。文档移进别的目录后新位置可能带来新的继承授权。移动完成后检查原有直接授权、上级目录的可见范围和实际访问结果。看得到却改不了确认授予的是查看者还是协作者也要检查文档有没有被锁定。查看者权限不会因为进入项目空间就自动变成编辑权限。如果协作者需要维护目录或文档授权还应先查看系统对“协作者授权范围”的配置。有的团队只允许协作者处理自己创建的内容授权菜单是否可用取决于管理员的设置空间管理员可以直接维护相关授权。企业可以用一个真实项目测试给研发部接口目录协作者权限给财务部合同目录查看者权限再为销售同事开放单篇报价说明。最后用三个实际账号分别打开空间、目录和文档检查查看与编辑效果。权限能用真实成员账号验证后续跨部门协作才不会只停留在配置页面上。